La présente politique de confidentialité a pour but de vous exposer :
- La manière dont sont collectés et traités vos renseignements personnels. Doivent être considérés comme renseignements personnels tous les renseignements susceptibles de vous identifier. Il s’agit notamment de votre prénom et nom, numéro de téléphone/cellulaire, votre adresse courriel, votre localisation ou encore de votre adresse IP.
- Quels sont vos droits concernant ces renseignements ;
- Qui est responsable du traitement des renseignements personnels collectés et traités ;
- À qui ces renseignements sont transmis ;
- La politique du site en matière de fichiers témoins («cookies»).
Collecte de renseignements personnels
Nous collectons les renseignements personnels suivants :
- Nom et prénom
- Adresse électronique
- Numéro de téléphone/cellulaire
- Adresse IP et données de navigation
Formulaires et modes de collecte
Vos renseignements personnels sont collectés par l’entremise des méthodes suivantes :
- Formulaire de contact et de demande de soumission
- Formulaire de planification d’appel
- Correspondance par courriel ou téléphone
Nous utilisons les renseignements ainsi collectés pour les finalités suivantes :
- Répondre à vos demandes de renseignements et de soumission
- Gérer et exécuter les mandats confiés à Agence Cogix
- Statistiques et amélioration du site web
- Informations et offres promotionnelles, avec votre consentement
Fichiers journaux et témoins (cookies)
Nous recueillons certaines informations par le biais de fichiers journaux («log files») et de fichiers témoins («cookies»). Ces fichiers nous permettent de traiter des statistiques et des informations sur le trafic, de faciliter la navigation et d’améliorer le service pour votre confort. Pour l’utilisation des fichiers témoins impliquant la sauvegarde et l’analyse de renseignements personnels, votre consentement est nécessairement demandé. Ce consentement est valide pour une durée de vingt-quatre (24) mois maximum.
Types de fichiers témoins utilisés
- Fichiers témoins essentiels : nécessaires au fonctionnement du site (session, sécurité) — non soumis au consentement
- Fichiers témoins analytiques : mesure du trafic et du comportement de navigation [ex. Google Analytics] — consentement requis
- Fichiers témoins marketing : publicité ciblée et remarketing [ex. Meta Pixel] — consentement requis
Les informations collectées par ces fichiers incluent notamment : adresse IP, système d’exploitation, pages visitées et requêtes, heure et jour de connexion.
Opposition aux fichiers témoins
Vous pouvez vous opposer à l’enregistrement de ces fichiers témoins en configurant votre logiciel de navigation ou via notre gestionnaire de consentement. Dans le cas où vous décidez de désactiver les fichiers témoins, vous pourrez ensuite poursuivre votre navigation sur le site. Toutefois, tout dysfonctionnement du site provoqué par cette manipulation ne peut être considéré comme étant de notre fait.
Partage des renseignements personnels
Nous nous engageons à ne pas vendre ni commercialiser les renseignements personnels collectés. Cependant, il est possible que nous partagions ces informations avec des tiers dans les situations suivantes :
- Fournisseurs de services techniques (hébergement, outils de gestion, facturation) — sous entente de confidentialité
- Partenaires de sous-traitance dans le cadre de collaborations white label — sous entente de confidentialité
- Autorités légales ou judiciaires, si requis par la loi
- Fins statistiques et analytiques, de manière anonymisée
Durée de conservation des renseignements personnels
Les renseignements personnels collectés sont conservés dans des conditions raisonnables de sécurité pour les durées suivantes :
- Données clients actifs : durée de la relation d’affaires + 7 ans (obligation légale et fiscale québécoise)
- Données de prospects : 24 mois à compter du dernier contact
- Données de navigation et cookies analytiques : 24 mois maximum
- Données de facturation : 7 ans (Loi sur les impôts du Québec)
Responsable du traitement et délégué à la protection des données
Le responsable du traitement des renseignements personnels est Agence Cogix. Il peut être contacté de la manière suivante :
Le Délégué à la Protection des Données (DPO / Responsable de la protection des renseignements personnels) est :
Le Délégué à la Protection des Données est chargé de s’assurer de la bonne mise en œuvre des dispositions relatives à la collecte et au traitement des renseignements personnels. Les responsables du traitement s’engagent à protéger les renseignements personnels collectés, à ne pas les transmettre à des tiers sans information préalable et à respecter les finalités pour lesquelles ces renseignements ont été collectés.
Vos droits
Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25) du Québec, vous disposez des droits suivants :
- Droit d’accès : obtenir une copie des renseignements personnels que nous détenons sur vous
- Droit de rectification : corriger des renseignements inexacts ou incomplets
- Droit à l’effacement : demander la suppression de vos données dans les cas prévus par la loi
- Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et technologiquement lisible
- Droit de retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment pour les traitements basés sur celui-ci
- Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un procédé automatisé
- Droit de déposer une plainte : auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) ou de toute cour compétente
Pour exercer l’un de ces droits, veuillez envoyer votre demande à : hello@agencecogix.com
Les responsables du traitement sont tenus de vous répondre dans un délai maximum de trente (30) jours.
Principes généraux de collecte et traitement
La collecte et le traitement de vos renseignements personnels respectent les principes suivants :
- Licéité, loyauté et transparence : vos renseignements personnels ne peuvent être collectés et traités qu’avec votre consentement ou sur une base légale reconnue
- Finalités limitées : la collecte est exécutée pour répondre à des objectifs déterminés dans la présente politique
- Minimisation : seuls les renseignements nécessaires à la bonne exécution des objectifs poursuivis sont collectés
- Conservation limitée dans le temps : les renseignements sont conservés pour une durée limitée dont vous êtes informés
- Intégrité et confidentialité : nous garantissons l’intégrité et la confidentialité des renseignements personnels collectés
Sécurité
Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé. Les personnes travaillant pour nous sont tenues de respecter la confidentialité de vos informations. Pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels, nous avons recours aux mesures suivantes :
- Protocole SSL/TLS (chiffrement des communications)
- Gestion des accès — personnes autorisées uniquement
- Sauvegarde automatique et régulière des données
- Pare-feu (Firewalls) et surveillance proactive
- Identifiant/mot de passe sécurisés
En cas d’incident de confidentialité affectant vos données, nous vous en informerons par tous les moyens disponibles dans les délais prévus par la Loi 25, et notifierons la Commission d’accès à l’information (CAI) si requis.
Conditions de modification
La présente politique de confidentialité peut être consultée à tout moment à l’adresse : https://agencecogix.com/politique-de-confidentialite/
Nous nous réservons le droit de la modifier afin de garantir sa conformité avec le droit en vigueur. Vous êtes invité(e) à consulter régulièrement cette politique afin de vous tenir informé(e) des derniers changements.
Acceptation de la politique
En naviguant sur le site, vous attestez avoir lu et compris la présente politique de confidentialité et en acceptez les conditions, en ce qui concerne plus particulièrement la collecte et le traitement de vos renseignements personnels, ainsi que l’utilisation de fichiers témoins. La première fois que vous accédez au site, vous êtes invité(e) à accepter ou refuser la collecte de renseignements personnels via notre gestionnaire de consentement.
